Begin vorig jaar startte de Vlaamse overheid een project over generatieve AI voor het Departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie (WEWIS): Columbus.
Het project over generatieve AI heet Columbus, genoemd naar de beroemde ontdekkingsreiziger, en richt zich op het ontdekken van de meerwaarde die generatieve AI kan bieden aan WEWIS. De overheid ziet dit project als een zogezegde ontdekkingsreis, waarin ze “onbekende wateren trotseren” om de mogelijkheden en toepassingen van AI verder uit te diepen. Andere gen AI-projecten worden gecoördineerd door Digitaal Vlaanderen, maar die staan los van Columbus.
“We zien AI als een golf waarop we niet willen verdrinken, maar mee willen surfen,” zegt Jolien Poels, change-expert bij Columbus. Het doel is duidelijk: medewerkers ondersteunen in het begrijpen en toepassen van generatieve AI, zonder daarbij risico’s of beperkingen uit het oog te verliezen. In die AI-reis definiëren ze drie paden: inspiratie, experimentatie en strategie.
Bewustwording en inspiratie
Het project begon in 2024 met een focus op bewustwording en kennisdeling. Inspiratiesessies en workshops werden georganiseerd om alle medewerkers, van management tot juristen, bekend te maken met generatieve AI zoals Microsoft Copilot. Die wordt algemeen gebruikt binnen de Vlaamse overheid en kwam dus ook uitgebreid aan bod in de workshops.
“Tijdens onze sessies zagen we vaak dat het voor veel deelnemers de eerste keer was dat ze met gen AI-tools werkten,” vertelt An Taelemans, projectleider van Columbus. “Wat we merkten, is dat angst voor complexiteit vaak een drempel vormt. Door praktische toepassingen te tonen, konden we deze angst wegnemen en medewerkers laten ervaren hoe toegankelijk AI kan zijn.”
Tijdens deze inspiratiefase richtte Columbus zich ook op nuance. “Er heersen veel misverstanden rond AI,” legt Taelemans uit. “Mensen maken zich zorgen over hallucinaties, betrouwbaarheid en privacy. We willen eerlijk communiceren over wat AI kan en wat niet. Dat voorkomt onrealistische verwachtingen.” De aanpak wierp zijn vruchten af: bijna 75 procent van de organisatie werd via inspiratiesessie of workshops bereikt.
Experimenten in de praktijk
De tweede pijler van Columbus, experimentatie, richtte zich op het verkennen van concrete use cases. Enkele voorbeelden zijn het automatisch herkennen van gegevens uit pdf-documenten en de ontwikkeling van chatbots. “Wat we leerden, is dat generatieve AI sterk kan ondersteunen in processen, maar dat slechte processen niet opgelost worden door technologie,” zegt Taelemans. “Eerst vereenvoudigen, dan digitaliseren blijft essentieel.”
We willen vooral onze cultuur en manier van werken verbeteren.
An Taelemans, projectleider van Columbus
Daarnaast kwam er een belangrijke les naar voren over verwachtingsmanagement. “Experimenten zorgen vaak voor enthousiasme, maar we moeten duidelijk maken dat niet alles meteen geïmplementeerd kan worden,” vertelt Taelemans. “We werken nu aan draaiboeken om beter te kaderen wat een experiment inhoudt en wat medewerkers kunnen verwachten.”
Naar een duurzame implementatie
In 2025 verschuift de focus naar strategie en implementatie. Het doel is om AI-oplossingen structureel te verankeren in de organisatie. “We willen pragmatisch innoveren,” zegt Taelemans. “Dat betekent niet overhaast te werk gaan, maar stap voor stap onze processen en cultuur transformeren.” Multidisciplinaire samenwerking speelt hierbij een sleutelrol. Het team werkt intern samen met alle betrokken stakeholders (business partners, architecten, analisten, securityspecialisten, change-experts, …) om een breed gedragen strategie te ontwikkelen.
Ook duurzaamheid en externe samenwerking staan centraal. Taelemans benadrukt: “We kijken naar de ecologische impact van AI en werken samen met Digitaal Vlaanderen om richting generieke bouwstenen te evolueren die voor de hele Vlaamse overheid nuttig zijn.”
Vooruitkijken naar 2025
Met de basis uit de inspiratie- en experimentatiefase kijkt Columbus nu vooruit naar 2025. Taelemans ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet: “2025 wordt het jaar waarin we onze strategie concreet maken en AI breed inzetten in de organisatie. We willen niet zomaar technologie implementeren, maar vooral ook onze cultuur en manier van werken veranderen en processen verbeteren.”