In het juiste personeel investeren bedrijven graag, maar het bijhorende IT-materiaal mag niet te veel kosten. Zo worstelen getalenteerde mensen buiten het kantoor met ongeschikte tools.
“We sturen mecaniciens toch niet op pad met een aftandse schroevendraaier in de plek van een kwalitatieve vijsmachine”, zucht Koen Van Beneden, Managing Director voor HP in de Benelux. “Maar tweehonderd euro meer betalen om iemand thuis een goed scherm te geven, kan er niet van af. Ook in vergaderruimtes staat het vol ontoereikend materiaal, en verliezen mensen tijd.”
Van Beneden kan zich daarin opjagen, en vindt een luisterend oor bij de gesprekspartners aan de ronde tafel over hybride werk, georganiseerd door ITdaily. Mee rond de tafel zitten nog Femke De Vleeschouwer, Chief People Officer bij Teamleader, Peter Van Hoof, Operations Director van BIS|Econocom, Kristof Willems, Head of Product Management voor Samsung Benelux en Elizabeth Callens, Product Manager bij Barco.
We sturen mecaniciens toch niet op pad met een aftandse schroevendraaier in de plek van een kwalitatieve vijsmachine
Koen Van Beneden, Managing Director HP Benelux
Laat je helpen
“Het is mee de verantwoordelijkheid van de onderneming om materiaal te selecteren dat goed is”, vindt De Vleeschouwer. “Dat betekent niet dat iemand altijd het duurste materiaal nodig heeft.” De juiste tools selecteren is echter niet vanzelfsprekend.
Dat beaamt ook Van Beneden: “Laat je hierin helpen. Er valt veel te leren van andere bedrijven. Al te vaak bestelt een bedrijf enkele duizenden dezelfde schermen voor iedereen, waarna de helft nooit uit de doos wordt genomen omdat ze niet geschikt zijn.”
(Beperkte) keuze
Wat de juiste tools zijn, hangt niet alleen af van de functie van een werknemer, maar ook dienst thuissituatie en voorkeuren. Mensen gaan thuis geen groot en lelijk scherm installeren in hun minimalistisch ingerichte woonkamer. Hoe de beste setup voor thuis eruitziet, wordt zo al snel een persoonlijk verhaal.
Iedereen zomaar alles laten kiezen, brengt volgens de experts dan weer andere problemen met zich mee. Het IT-departement blijft immers wel verantwoordelijk voor de ondersteuning van hardware. Van Hoof ziet een oplossing: “De IT-dienst kan helpen, bijvoorbeeld door voorgeselecteerde setups in verschillende smaken te voorzien. Dat vereenvoudigt het beheer.”
Het ergonomische belang van een scherm
Hoe verschillend het ideale thuiskantoor eruit kan zien, blijkt uit de situatie van de aanwezigen zelf. Willems heeft een klassieke setup: “Ik gebruik een groot gebogen scherm, van Samsung uiteraard, in hoogte verstelbaar. Veel mensen spenderen heel veel uren voor het scherm, dus een investering biedt een grote meerwaarde.”
“Met hybride werk zitten meer mensen langer dan ooit tevoren achter het scherm”, geeft hij nog aan. “Zeker thuis, waar misschien geen verstelbare bureaustoel staat, is het zo belangrijk om toch minstens een goede monitor te gebruiken die op de juiste hoogte staat.”
Daar is Van Hoof het helemaal mee eens. “Ik heb de setup vanop kantoor nagebouwd”, geeft hij aan. “Als ik de hele dag gewoon op de laptop zou werken, dan moet ik binnen de kortste keren naar de kinesist. Ons bedrijf voorziet ook een bescheiden budget om materiaal voor thuis aan te kopen.”
Als ik de hele dag gewoon op de laptop zou werken, dan moet ik binnen de kortste keren naar de kinesist.
Peter Van Hoof, Operations Director BIS Econocom
Van laptop tot space center
De Vleeschouwer werkt zelf liefst op kantoor, en zit dus niet zo vaak thuis. “Ik heb dus geen uitgebreide setup, want dat biedt geen meerwaarde voor mij. Werknemers kunnen bij Teamleader wel materiaal meenemen en krijgen een budget van 1.000 euro om zelf dingen mee te voorzien. Als dat materiaal is waar het bedrijf niets mee kan, is de afspraak wel dat ze het overnemen indien ze bij ons zouden vertrekken.”
Van Beneden noemt zichzelf een extreem geval. “Ik heb eigenlijk een drietal setups thuis, waarvan één met twee 43 inch-schermen en nog een derde verticaal display. HP reikt budgetten uit aan werknemers om thuiswerkmateriaal te kiezen, maar ik heb voor alle duidelijkheid moeten opleggen om het NASA Space Center na te bouwen”, lacht hij.
Werken in de tuin
Callens houdt het opnieuw wat meer bescheiden. “Ik heb thuis een scherm, maar ook een Clickshare en een Logitech voor online vergaderingen, vooral om te testen. Als ik een passievere meeting moet bijwonen, kies ik eigenlijk toch vaak voor de laptop en volg ik de vergadering vanuit de zetel of in de tuin”, geeft ze nog schoorvoetend toe.
Die verhuis naar de tuin wordt echter op applaus onthaald. “Waarschijnlijk volg je zo’n vergadering daar veel aandachtiger dan achter het bureau”, vermoedt Van Beneden. Zo komen we terug bij de individuele voorkeuren: uiteindelijk is het aan een onderneming om werknemers zo goed mogelijk te ondersteunen in wat hen productief maakt.
“Daarvoor is ook een grote rol weggelegd voor de managers van kleine teams”, vindt De Vleeschouwer. “Zij kennen hun werknemers en de noden immers het best.”
Ingrediënten voor een goede strategie
Hoe een thuiskantoor er moet uitzien, valt niet in één omschrijving te vatten. Tijdens de ronde tafel komen er wel enkele richtlijnen aan bod waar consensus over bestaat. Er is unanimiteit over de rol die bedrijven moeten spelen bij de ondersteuning van hun werknemers, alsook het feit dat die rol nog al te vaak ontoereikend wordt opgenomen.
Keuze moet centraal staan, maar oneindige keuze is ook geen goed idee. In afgebakende opties kan iedereen zich vinden, zeker wanneer die opties de noden van IT combineren met de wensen en verwachtingen van werknemers in verschillende functies. Zo behoudt IT de capaciteit om ondersteuning te bieden, en kan een thuiswerker materiaal kiezen dat niet alleen volstaat om de job uit te oefenen, maar ook past bij de thuissituatie.
Niets doen, of investeren in een grote eenheidsworst aan materiaal, is in ieder geval geen optie. Die aanpak resulteert in verkrampte schouders en ongeopende dozen vol irrelevante schermen en webcams.
Dit is het eerste redactionele artikel in een reeks van drie rond het thema hybride werken. Klik op onze themapagina om alle artikelen van de ronde tafel te zien, de video en onze partners.