Asana kan via Microsoft Teams automatisch laten weten welke taken je die dag moet doen en welke deadlines eraan komen.
Veel werknemers gebruiken zowel Microsoft Teams voor communicatie als Asana voor taakbeheer. Door Teams te integreren met Asana kun je meldingen in je Teams-kanalen krijgen wanneer taken veranderen. Combineer dat met regels in Asana, en je kunt automatisch reminders sturen of deadlines instellen zonder dat iemand er zelf aan hoeft te denken.
Hieronder lees je hoe je Teams koppelt aan Asana zodat je automatische reminders krijgt en deadlines kan beheren via Regels.
-
Stap 1: De Microsoft Teams-integratie openen in Asana
Open eerst het project in Asana waarin je meldingen wilt ontvangen. Klik rechtsboven op Aanpassen. In het menu dat verschijnt zie je verschillende opties zoals Regels, Apps en projectinstellingen. Kies hier voor Apps. In de lijst met beschikbare integraties zoek je naar Microsoft Teams. Wanneer je de integratie hebt gevonden, klik je op Toevoegen aan project. Dan moet je inloggen met je Microsoft-account zodat Asana toegang krijgt tot Microsoft Teams.
-
Stap 2: Teams verbinden met het Asana-project
Na het inloggen vraagt Asana waar meldingen moeten worden geplaatst in Microsoft Teams. Selecteer het team en het kanaal waarin je de updates wilt ontvangen. Dat kan even goed een conversatie met jezelf zijn. Als je dit bevestigt, wordt het project gekoppeld aan het gekozen Teams-kanaal. Vanaf dat moment kan Asana automatisch berichten sturen naar Teams als er aanpassingen gebeuren in het project.
-
Stap 3: Bepalen welke updates naar Teams worden gestuurd
Na het koppelen van de integratie kun je instellen welke updates zichtbaar moeten zijn in Teams. Dat zijn bijvoorbeeld meldingen die je krijgt als er nieuwe taken worden aangemaakt, als een taak wordt voltooid of er een deadline wordt gewijzigd. Door deze meldingen te activeren zorg je ervoor dat belangrijke wijzigingen uit Asana automatisch worden gedeeld in een privébericht met jou of met het team in Microsoft Teams.
-
Stap 4: Regels openen in Asana
Om automatische acties in te stellen gebruik je de functie Regels. Ga opnieuw naar Aanpassen in het project en kies vervolgens Regels. Klik daarna op Regel toevoegen. Met Regels kun je automatiseringen maken die reageren op gebeurtenissen binnen een taak of project.
-
Stap 5: Automatische reminders instellen
Een veelgebruikte toepassing van Regels is het versturen van reminders wanneer een deadline nadert. Kies als trigger bijvoorbeeld dat de deadline van een taak dichterbij komt. Vervolgens stel je als actie in dat er een bericht wordt gestuurd naar Microsoft Teams. Hierdoor verschijnt er automatisch een melding in het gekoppelde Teams-kanaal wanneer een taak binnenkort moet worden afgerond. Je kunt instellen hoeveel dagen vooraf de reminder moet worden verzonden.
-
Stap 6: Automatisch deadlines instellen
Regels kunnen ook gebruikt worden om automatisch deadlines toe te voegen. Stel bijvoorbeeld als trigger in dat een taak wordt verplaatst naar een bepaalde sectie, zoals “In progress”. Vervolgens kies je als actie dat er automatisch een deadline wordt ingesteld, bijvoorbeeld drie dagen na het verplaatsen van de taak. Op die manier krijgen taken automatisch een planning zonder dat teamleden dit handmatig hoeven te doen.
-
Stap 7: Controleren of de automatisering werkt
Als de integratie en regels zijn ingesteld, kan je best even testen of alles werkt. Maak een nieuwe taak aan of verplaats een taak naar een sectie waarvoor een regel is ingesteld. Controleer of de deadline automatisch wordt toegevoegd en of er een melding verschijnt in het gekozen Teams-kanaal. Als dat gebeurt, werkt de integratie correct.
Conclusie
Door Microsoft Teams en Asana te integreren krijg je een gecentraliseerde workflow waarin communicatie en taakbeheer samenkomen. Met Regels in Asana kun je deadlines automatisch instellen en reminders laten sturen naar Teams. Zo blijven taken zichtbaar, deadlines duidelijk en hoeft niemand handmatig updates te gaan zoeken en is er minder kans op vergetelheden.