De Vrije Universiteit Brussel (VUB) kende de voorbije tien jaar een verdubbeling van het aantal studenten. De IT-afdeling zet digitalisering in om diensten te kunnen blijven garanderen, met een grote focus op duurzame IT.
Als CIO van de Vrije Universiteit Brussel moet Karin Voets voorzien in de uiteenlopende IT-behoeften van drie verschillende doelgroepen; studenten, academisch personeel en administratieve staf. Een hybride omgeving, een duidelijk AI-beleid en een duurzame aanpak liggen aan de basis. Een CIO met een duidelijke, duurzame toekomstvisie die gelijke tred houdt met de huidige ontwikkelingen.
Hoe ziet de IT-omgeving waarvoor je verantwoordelijk bent eruit?
Voets: “Met de Directie ICT van de VUB beheren we het campusnetwerk dat bestaat uit vier campussen. De grootste bevindt zich in Etterbeek, dan heb je onze Health campus met de medische faculteit en het Universitair Ziekenhuis in Jette, en nog twee kleinere campussen in Gooik en Halle. We beheren de volledige netwerkinfrastructuur voor deze campussen. Daarnaast hebben we twee datacenters en staan we in voor het beheer van het applicatielandschap.”
Wat zijn de belangrijkste prioriteiten op dit moment?
Voets: “Naast een heel aantal projecten gericht op applicatievernieuwing en procesoptimalisatie die dit jaar op de planning staan, is een belangrijke prioriteit voor 2025 de bouw van de nieuwe Vlaamse supercomputer. Deze wordt gefinancierd door Vlaanderen en staat ter beschikking van onderzoekers van alle Vlaamse universiteiten en hogescholen, maar ook overheidsdiensten en industriële partners die deze rekenkracht nodig hebben kunnen er beroep op doen. De VUB heeft de verantwoordelijkheid genomen om deze nieuwe Vlaamse supercomputer te bouwen en beheren. De huidige Vlaamse supercomputer Hortense draait nu nog aan de UGent. Vanaf 1 januari 2026 zal de nieuwe supercomputer het van haar overnemen.”
lees ook
“In de strijd tegen klimaatverandering mogen we de IT-sector niet vergeten”
“Daarnaast ronden we in 2025 de migratie naar ons nieuwe datacenter Nexus in het Green Energy Park in Zellik af, het toekomstige onderzoekspark van de VUB. Dat is een grote maar fijne klus. Je krijgt niet elke dag de kans om een datacenter van nul in te richten. Bovendien is dat datacenter duurzaam bij design wat een grote impact zal hebben op de ecologische voetafdruk van onze IT-infrastructuur.”
Begrijpt de business de IT-uitdagingen voldoende?
Voets: “Het is aan mij als CIO om IT-uitdagingen en opportuniteiten te delen met de business en de meerwaarde van investeringen in IT aan te tonen. De initiatieven waar ik nu over spreek, het Nexus-datacenter en hosting van de Vlaamse supercomputer, werden op VUB-niveau beslist. Dus hierover is er maximale consensus. Maar meer algemeen, IT is zo cruciaal in elke organisatie vandaag dat een CIO die een eigen koers vaart geen optie is.”
“Ik zie het ook als mijn rol om te kijken hoe IT maximaal kan bijdragen aan de strategische doelstellingen en ambities van de VUB, rekening houdend met het DNA van de instelling. Vroeger werden de bedrijfs- en digitale strategie soms nog naast elkaar opgesteld. Vandaag kan dat bijna niet meer, en speelt het digitale aspect een te belangrijke rol in de strategie.”
Heeft je CIO-organisatie toegang tot voldoende mensen en middelen?
Voets: “De Vlaamse Universiteiten hebben al verschillende keren aan de alarmbel getrokken over de structurele onderfinanciering van het hoger onderwijs. Die zorgt er voor dat extra studenten niet automatisch tot meer middelen leidt. De VUB kent de afgelopen tien jaar een enorme groei (van 12.000 naar meer dan 24.000 studenten), zonder dat de structurele financiering gelijke tred houdt.”
“Dat dwingt de VUB om besparingsmaatregelen te nemen. Op dit moment moeten we dus evenveel doen met minder middelen. Binnen de Directie ICT is de uitdaging dan ook om ons aanbod van IT-services zo schaalbaar mogelijk te maken en maximaal in te zetten op automatisering, zodat standaard IT-services met zo weinig mogelijk manuele interventie geleverd kunnen worden.”
“Het is bovendien algemeen geweten dat IT tot de knelpuntberoepen hoort en er is veel concurrentie op de Brusselse arbeidsmarkt. Wij leiden de IT’ers van de toekomst op maar zouden er nog beter in moeten slagen ze ook aan te werven. Aan interessante projecten zeker geen gebrek! We hebben veel jeugdig talent op onze campus rondlopen dat we permanent inschakelen als jobstudent o.a. bij de IT-helpdesk of in testing.”
Zit de toekomst van de IT-omgeving van de VUB in de cloud, on-premises of in een combinatie daarvan?
Voets: “Bij de VUB hebben we een combinatie van cloud en on-premise. Als je investeert in een eigen datacenter heb je een strategie om bepaalde activiteiten on-premise te houden. Zo hebben we onze eigen VUB-cloud voor de opslag van gevoelige onderzoeksdata. Daarnaast zijn er ook een aantal zaken die we naar de cloud brengen. Dit gaat vaak over meer standaard applicaties waarvoor we naar SAAS-oplossingen kunnen gaan.”
“We kiezen dus voor een hybride aanpak met een eigen cloud die we aanbieden aan onderzoekers, en waar enkele cruciale applicaties draaien. Dit in combinatie met een aantal applicaties en platformen waarvoor we gebruik maken van de mogelijkheden die de cloud ons biedt.”
Welke impact heeft regelgeving zoals NIS2 op het beleid?
Voets: “Ik zie NIS2 vooral als een opportuniteit. NIS2 dwingt ons om samen op instellingsniveau te kijken naar onze cyberveiligheid. Binnen een universiteit heb je traditioneel veel decentrale IT. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeksprojecten waar vaak een digitale component aanhangt. Voor je het weet heb je in verschillende faculteiten eigen datalokalen.”
Ik bekijk NIS2 als een opportuniteit om op instellingsniveau naar onze cybersecurity te kijken.
Karin Voets, CIO VUB
“Met NIS2 is cybersecurity niet langer alleen het probleem van ICT. Het faciliteert de dialoog met decentrale IT-beheerders in faculteiten en onderzoeksgroepen over wat best samen en centraal beheerd wordt door de Directie ICT en wat te specifiek is en dus best binnen de onderzoeksgroep of faculteit beheerd kan worden. Dit binnen een goed afgesproken veiligheidskader en met een mandaat voor Directie ICT om in te grijpen waar nodig.”
Hoe gaat de VUB om met de AI-hype?
Voets: “De opkomst van generatieve AI heeft natuurlijk een heel grote impact gehad op het onderwijslandschap. Schrijfopdrachten, les- en evaluatievormen moeten herdacht worden. Binnen een universiteit heb je drie grote doelgroepen: de studenten, de onderzoekers en de centrale ondersteunende diensten zoals HR of de financiële afdeling. Elk van deze doelgroepen vraagt om een ander AI-beleid.”
Sinds de opkomst van AI zijn er 30 procent meer onderzoeksvoorstellen ingediend.
Karin Voets, CIO VUB
“Zowel voor onderwijs als voor onderzoek werd een AI-beleid opgesteld. Als IT-dienst coördineren we momenteel een aantal pilootprojecten, geven we adviezen rond veilig gebruik van tools, en bieden we onderzoekers de infrastructuur om taalmodellen te trainen.”
“Op gebied van bedrijfsvoering kijken we naar AI zoals andere bedrijven. Zo proberen we bepaalde taken te verlichten op basis van automatisatie. Een instelling als de onze die de voorbije jaren sterkt gegroeid is in aantal studenten, zonder dat die groei zich één op één vertaalt in extra personeel, wordt er naar AI gekeken om een aantal administratieve taken te verlichten zoals eerstelijnsvragen van studenten of toekomstige studenten.”
Wat is de belangrijkste trend die je opvolgt met het oog op de komende drie jaar?
Voets: “Het is geen trend maar wel iets dat we de komende drie jaar niet kunnen en mogen negeren: de ecologische impact van digitalisering en AI. In de strijd tegen de klimaatopwarming mogen we de IT-sector niet vergeten. Als we AI gaan integreren in allerlei domeinen zonder rekening te houden met de ecologische kost, wordt het digitale tijdperk misschien het laatste tijdperk en dat mogen we niet laten gebeuren.”
“Het verduurzamen van IT is een topic waar ik al langer een strijdpunt van maak. Er wordt wel gezocht naar meer energie-efficiënte computers en taalmodellen, maar dat gaat niet voorbij aan het feit dat we met de komst van AI een enorm nieuw energieverbruik aan het creëren zijn. We moeten bij de introductie van nieuwe technologie een kosten-batenanalyse maken die alle kosten in rekening brengt zoals de ecologische kost, en een balans vinden tussen meerwaarde en overconsumptie.”
“Supercomputers zijn energieverslinders maar we kunnen in dit tijdperk niet zonder. Het meest duurzame dat we als VUB in deze context kunnen doen is zorgen dat deze supercomputer zo energie-efficiënt mogelijk ontworpen wordt, in het meest duurzame datacenter ondergebracht wordt en optimaal benut zal worden. En dat is precies wat we gaan doen!”, besluit Voets.