Er zijn nog maar weinig bedrijven die vlot kunnen werken zonder e-mail. Deze vorm van communicatie zit zo ingebakken in het professionele leven, dat het een vanzelfsprekendheid is. Wanneer je je inbox een aantal dagen wat minder gaat controleren is het dus best handig en wel zo beleefd om dat even te laten weten, via een automatisch antwoord. Zo’n bericht staat (vrij) algemeen gekend als een Out Of Office of kortweg OOO.
Ideaal betekent minder toegang tot je mailbox dat je met verlof bent en geniet van een deugddoende vakantie. Helaas kan het ook zijn dat je ziek bent en dat zelfs mails lezen je keelpijn nog erger maakt. Een andere mogelijkheid is dat je op pad bent voor het werk, al dan niet in het buitenland. Dan kan het best zijn dat je het te druk hebt met netwerken of aandachtig luisteren naar de uitleg tijdens een fabrieksbezoek.
Wat de aanleiding van je afwezigheid ook mogen zijn, laat dat dan even weten aan de mensen die je tijdens die periode mailen, met een automatisch out of office-berichtje. Velen weten natuurlijk niet dat jij even niet aan je computer of telefoon gekluisterd gaat zitten. Zo’n berichtje is snel ingesteld, maar soms mag er wel wat denkwerk worden gewijd aan het opstellen ervan. We vertellen je hier hoe en wat als je dat in Microsoft Outlook wil doen.
Out of office in Outlook
Eerst kijken we naar de desktop-app, omwille van de eenvoudige reden dat dat de geprefereerde versie is op de redactie. Daarna gaan we ook nog over de webversie en de mobiele app. Laat ons beginnen met de oude, vertrouwde Office-app voor Windows, voor velen nog steeds de geprefereerde versie. De werkwijze is al volgt:
-
Stap 1 – Open Outlook
Voor je tegen iedereen kan zeggen dat je je mailbox een tijdje niet of amper gaat bekijken, moet je die wel nog even openen. Via desktop klik je gewoon het Outlook-icoontje aan in de taakbalk. Staat die daar toch niet in? Dan ga je zonder extra geld te ontvangen langs Start en klik je Outlook daar aan. Wij zijn wel fan van de taakbalk, als je de app dagelijks gebruikt.
-
Stap 2 – Ga naar de juiste pagina
Klik in desktop op Bestand, linksboven en vervolgens op ‘Automatische antwoorden’. Je krijgt meteen een kadertje te zien waarop je bijna alles kan invullen. Duid ‘Automatische antwoorden verzenden’ aan en je bent klaar om je boodschap aan te maken.
-
Stap 3 – Op- en instellen
Allereerst geef je aan dat je bericht enkel tijdens een bepaalde periode moet worden verzonden en geef je een begin- en einddatum in en doe je hetzelfde voor het tijdstip.
Dan komt het leukste, de eigenlijke tekst. Daarin kan je nog een onderscheid maken tussen eentje voor mensen binnen of buiten je organisatie. Die eerste kan misschien wat meer casual, al naargelang de sfeer binnen je bedrijf. Dat is op zich ook een factor voor die tweede, maar die gaat meestal toch wat formeler zijn. Voor buiten je bedrijf kan je nog een onderscheid maken tussen alleen je contactpersonen en iedereen buiten je organisatie. We raden aan om dat laatste aan te duiden, je weet nooit wie jou net mailt wanneer je niet meteen kan antwoorden.
Lees alles nog een keer goed na en klik op ok. Je bericht staat nu klaar op de gewenste dagen. Klik op het pijltje linksboven en je bent weer in je inbox.
Nu Microsoft de nieuwe versie van de Outlook-app volop doorduwt (al kan je de overstap nog even tegenhouden), is het handig om ook eens te kijken hoe je de out of office in de nieuwe versie instelt. Alles ziet er in de nieuwe Outlook immers een beetje anders uit dan in de oude versie.
-
Stap 1 – Ga naar de juiste pagina
Na het lezen van de vorige handleiding, weet je inmiddels hoe je Outlook moeten openen. Dat is één van de weinige zaken die de nieuwe versie niét heeft veranderd. Klik in het werkbalk rechtsboven op het tandwiel om de instellingen te openen en zoek onder Accounts naar Automatische wachtwoorden.
-
Stap 2 – Op- en instellen
Schuif de schuifbalk nu naar rechts om automatische wachtwoorden aan te vinken. Nu dien je als eerste de periode van je afwezigheid te bepalen. Stel de begin- en eindtijd in en vervolgens of je het naar contacten binnen of buiten je organisatie wil verzenden. Typ nu een berichtje dat Outlook moet verzenden naar wie je mailt tijdens je afwezigheid, zoals het onderstaande voorbeeld.
-
Stap 3 – Maak je agenda leeg
De nieuwe Outlook-app heeft nog een handig extraatje. Met de automatisch antwoord-functie kan je je agenda laten opkuisen voor de periode van je aanwezigheid. Vink Periode blokkeren in mijn agenda aan een geef de gebeurtenis een naam. Vervolgens kan je instellen dat Outlook alle al gemaakte afspraken, bijvoorbeeld van een wekelijkse teamvergadering, uit je agenda verwijdert en in jouw naam vriendelijk bedankt voor de uitnodiging wanneer iemand een nieuwe afspraak probeert in te schieten.
Kleine caveat voor wie de Microsoft Bookings-tool gebruikt om afspraken te maken: markeer je je een volledige dag als afwezig, neemt Bookings dit niet automatisch over.
Web en mobiel
We gaan nu nog even kort over de twee andere opties. Een groot deel daarvan gaat ongeveer hetzelfde in z’n werk als de desktop-app, dus dit is minder uitgebreid.
-
Stap 1 – Open Outlook
Voor de webversie ga je naar de site, klik je op Aanmelden en geef je je e-mailadres en wachtwoord in. Heel wat mensen hebben die waarschijnlijk echter bij hun favorieten staan en hoeven die daar gewoon aan te klikken.
Als je de manier via de mobiele app wil weten, gaan we ervan uit dat je die al hebt gedownload. Dus activeer die op je telefoon of tablet. Is dat eerste toch niet het geval, dan weet je wat je te doen staat.
-
Stap 2 – Ga naar de juiste pagina
Zowel bij de webversie als in de mobiele app moet je via Instellingen (het gekende rader-icoontje). Bij de mobiele app moet je dan wel eerst nog je profielfoto aanklikken.
Ga vervolgens naar de sectie ‘E-mail’ (web) of kies je e-mailaccount (mobiel) en verschuif de knop voor ‘Automatische antwoorden’. Bij de mobiele app kan je hier al kiezen wie je automatisch antwoord te zien gaat krijgen.
-
Stap 3 – Op- en instellen
Dan is het bijna hetzelfde als via de desktop-app, enkel in een beetje een aangepaste lay-out. Je geeft aan wat de begin- en einddatum is en doet hetzelfde voor het tijdstip. Vervolgens stel je de tekst(en) op en duid je de opties voor je agenda nog even aan.
Afsluiten is eenvoudig: bij de webversie is dat gewoon X’en en opslaan, in de mobiele app ga je uit het scherm en vraagt het systeem nog even om te bevestigen.
-
Extra Stap 4 – Uitschakelen
Gaat je vakantie niet door (jammer) of ben je genezen (hoera) en is de out of office niet meer nodig? Dan is het heel eenvoudig om dat weer uit te zetten. We zetten de drie versie op een rijtje:
- Desktop-app: je kan bovenaan in het scherm, waarin je alles invulde, ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ aangeven en de functie wordt uitgeschakeld
- Webversie: verschuif de knop bovenaan opnieuw naar links en klik beneden op Opslaan
- Mobiele app: de schuifknop in het venster waarin je alles invulde weer links zetten en bevestigen door op het pijltje of op het V-icoontje te klikken
Hoe schrijf je een Out of Office?
De tekstjes die wij als voorbeeld gebruikten zijn natuurlijk net dat, voorbeelden. Al naargelang wat je wil uitstralen kan je een formele boodschap of net een heel casual bericht zetten. Misschien een grapje, als dat bij je stijl en die van je bedrijf past. De boodschap kan je aanpassen voor contacten binnen en buiten de organisatie, voor als het voor collega’s wat informeler mag zijn dan voor je zakelijke relaties.
Er bestaan toch enkele ‘algemeen aanvaarde’ afspraken over wat een out of office-bericht moet bevatten:
- De periode van je afwezigheid;
- De datum waarop je terug bent of verwacht terug te zijn;
- De reden voor je afwezigheid, al hoef je zeker niet in detail te treden;
- Welke collega bereikbaar is voor dringende vragen (en diens contactgegevens).
In het geval dat je toch mag “gestoord” worden, kan je overwegen om je (werk)telefoonnummer toe te voegen aan je bericht, bijvoorbeeld voor dringende zaken. Dat is echter een overweging die je zelf moet maken, als je het niet erg vindt dat een klant je opbelt terwijl je ligt te zonnebaden op het strand. Het is alleen een extra optie die we je niet willen onthouden. Wil je echt niet gestoord worden en ga je gedurende de volledige vakantieperiode je mailbox niet opendoen, is dat je volste recht, maar maak dan vriendelijk duidelijk dat de ontvanger geen antwoord hoeft te verwachten.
Stiekeme extra tip
Wanneer je langer dan enkele dagen afwezig bent, kan een mailbox al snel stevig vollopen. Voor een aantal mensen hoeft dat niet eens zo lang te duren. Als je de vrijheid hebt, kan je bij het selecteren van de einddatum een extra dag instellen voor je out of office. Zo heb je op je eerste dag iets meer ademruimte om alle e-mails te verwerken die je opwachten bij je eerste dag terug. Maar doe dat alleen als je die optie hebt en je er geen collega’s mee tegen de borst stoot.
Deze how-to verscheen origineel op 8 december 2023 en kreeg een update op 2 april 2025.