Ben jij nog niet overgestapt op de verplichte digitale facturatie via Peppol? Laten we dit voor eens en voor altijd afvinken van je takenlijst.
Je kan er bijna niet meer omheen als zelfstandige of bedrijfsleider. Softwarebedrijven schrijven er ettelijke blogs over of sturen je e-mails om je registratie te voltooien. Maar toch zijn er heel wat bedrijven nog niet geregistreerd. Om je geheugen even op te frissen: Peppol is de nieuwe Europese wetgeving die bedrijven verplicht om over te schakelen op e-facturatie vanaf 1 januari 2026.
Uit recent onderzoek van e-invoicingplatform Lucy blijkt dat één op drie Belgische kmo’s de overstap naar Peppol uitstelt tot het laatste kwartaal van dit jaar. Laat ons nu toevallig gestrand zijn in het vierde kwartaal van 2025. Tijd dus om samen de overstap naar e-facturatie van je takenlijst te schrappen.
Peppollen
Of je nu al geregistreerd bent voor de e-facturatie via Peppol of niet, een uitgebreide definitie lijkt ons niet meer aan de orde. Diverse boekhoud- en softwarebedrijven herinneren je op regelmatige basis aan de Peppol-verplichting.
Voor wie nu toch panikeert, geven we een vluchtige definitie: Peppol is de nieuwe Europese wetgeving die stelt dat alle btw-plichtige ondernemingen elektronische facturen moeten gebruiken vanaf 1 januari 2026. Deze digitale overstap moet het papierwerk verminderen, de kans op fouten verkleinen en ervoor zorgen dat facturen sneller betaald worden. Er is natuurlijk ook een component fraudebestrijding mee gemoeid.
De tijd tikt
Nu we de definitie hebben opgefrist, kunnen we dieper duiken in het Peppol-fenomeen. De verplichte e-facturatie gaat officieel in vanaf 1 januari 2026 en geldt voor alle Belgische bedrijven met een ondernemingsnummer. Dat betekent dat Belgische bedrijven vanaf dan verplicht facturen, offertes of creditnota’s via het Peppol-netwerk moeten versturen, wanneer ze diensten verlenen aan andere bedrijven. Wie particulieren als klant heeft, moet niet via Peppol factureren. Het is dus verstandig om voor die tijd alvast in orde te zijn.
Controleer huidige software
Tijd om in de praktijk te duiken. De eerste belangrijke stap is om jouw organisatie te registreren bij Peppol. De meeste boekhoudplatformen zijn Peppol-compatibel of volop bezig met de upgrade.
Indien jouw boekhoudplatform deze optie reeds aanbiedt, is het heel eenvoudig om de registratie te voltooien. Bij ieder platform is dit verschillend, maar vermoedelijk zal je bij accountinstellingen wel ergens een Peppol-knop zien verschijnen.
Houd Itsme of je identiteitskaart bij de hand om de registratie te voltooien. Na het identificatieproces, dat slechts twee minuten in beslag neemt, is je aanvraag ingediend. Vervolgens krijg je een bevestiging dat de registratie geslaagd is en ontvang je een Peppol-ID, dat jouw unieke “adres” is binnen het Peppol-netwerk. Je kan het vergelijken met een e-mailadres, maar dan voor facturen. Hieronder vind je een lijst van Belgische boekhoudplatformen die reeds Peppol-compatibel zijn:
- Accountable
- Billit
- Flexina
- WinBooks
- Peppol box
Tussenplatform
Is je huidige boekhoudplatform niet Peppol-compatibel? Dan bestaan er tussenplatformen die wel op het Peppol-netwerk zitten. Die zogenaamde gateways of access points zorgen ervoor dat jouw facturen via Peppol vertrekken, zelfs als je boekhoudpakket dat niet ondersteunt. Hieronder vind je een lijst van Belgische gateways:
- Billit
- Banqup
- Peppol Box
- CodaBox
- ClearFacts
Dergelijke gateways kunnen een fijne manier zijn voor kleine bedrijven die graag bij hun vertrouwde software blijven, ook al zijn ze (nog) niet Peppol-compatibel. Bovendien is het ook een eenvoudig en goedkoop alternatief.
E-facturen aanmaken
Van zodra de registratie voltooid is, kan je van start gaan met digitaal factureren via Peppol. Je zal al snel merken dat er niets veranderd is aan de manier waarop je facturen opstelt. Dit doe je gewoon via de gebruikelijke weg in jouw boekhoudsoftware.
Wat je precies factureert verandert niet, wel hoe je factuur verzonden en verwerkt wordt. Maar dat verloopt gelukkig automatisch via de Peppol-standaard, dus je hoeft er helemaal niets voor te doen.
Europees netwerk
De wetgeving is duidelijk. Vanaf 1 januari 2026 mag je geen gewone pdf-facturen versturen naar andere Belgische ondernemingen mits uitzonderlijke redenen zoals een tijdelijke storing. Aangezien Peppol een Europees netwerk is, dienen facturen van internationale klanten ook via Peppol verzonden te worden.
lees ook
Verplichte e-facturatie als opportuniteit: waarom België nu al inzet op Peppol
Belangrijk om te vermelden is dat de Europese wetgeving eigenlijk pas vanaf 2030 in voege treedt. België is dus goed op tijd en mag zich één van de voorlopers noemen. Andere landen die (bijna) op gelijke voet staan met België zijn de Scandinavische landen, maar ook in Nederland is de basisinfrastructuur al sterk aanwezig.
Factureren naar niet-Peppol’s
Wat als je toch facturen moet verzenden naar (buitenlandse) klanten die nog geen Peppol-ID hebben? Zonder afleveradres zal Peppol de factuur niet kunnen afleveren.
De meeste Belgische providers hebben in dat geval een automatische ‘fallback’. Dit betekent dat jouw factuur wel wordt aangemaakt in Peppol-formaat (XML), maar niet tot bij de klant geraakt. Jouw provider zorgt er vervolgens voor dat de factuur per e-mail wordt verzonden, inclusief pdf en het XML-bestand als bijlage. Zo blijft de factuur juridisch geldig.
Verschijnt er toch een foutmelding zoals “pending” of “failed delivery” bij jouw factuur? Dan zal je toch moeten terugvallen op de klassieke methode en de factuur via een ander kanaal, zoals e-mail, moeten verzenden.
Hoewel Peppol een Europese wetgeving is, kunnen landen op hun eigen tempo naar de verplichting toewerken. Die overgang is niet altijd eenvoudig omdat niet iedereen even ver staat, maar uiteindelijk zal Peppol de toekomst en realiteit worden voor alle Europese landen.