AI kreeg het afgelopen jaar vooral aandacht dankzij spectaculaire toepassingen, maar de echte verandering vindt plaats in de backoffice. Hier, in de stille motor van ondernemingen, duwt AI geautomatiseerde processen een versnelling hoger. Niet alle automatisering is AI, en niet alle AI automatiseert. Maar als beide elkaar versterken, ontstaat een impact die je in geen marketingfilmpje ziet, maar die de productiviteit van kmo’s aanzienlijk verhoogt.
Arbeidskrapte vraagt meer dan automatisatie alleen
Ondernemers weten dat het steeds moeilijker wordt om talent aan te trekken. Vacatures blijven lang openstaan, terwijl de administratieve druk groeit. Klassieke automatisering, via regels, workflows en vaste instructies, biedt al verlichting. Maar zodra interpretatie, nuance of uitzonderingen nodig zijn, raakt ze haar limieten. Hier voegt AI waarde toe: niet als vervanger, maar als praktische en schaalbare oplossing.
AI die repetitieve administratie elimineert
Een backoffice draait al decennia op automatisatie: denk aan automatische factuurlogica of vaste goedkeuringsflows.Maar echte AI voegt een laag intelligentie toe die verder gaat dan vooraf ingestelde “als–dan”-regels: ze doet het werk waar mensen hun tijd niet aan zouden moeten verliezen. Geen sciencefiction, wel dagelijkse realiteit. Denk aan:
- automatisch herkennen en valideren van facturen;
- automatisch matchen van betalingen met openstaande documenten;
- detecteren van inconsistenties of ontbrekende info voordat ze problemen veroorzaken;
- het voorstellen van boekingen op basis van patronen in historische data.
Automatisering voert uit. AI interpreteert, beveelt aan en signaleert. Pas samen leveren ze echte schaalbaarheid op.
Accountants krijgen werk uit handen zonder controle te verliezen
Repetitieve controles en manuele validaties verdwijnen steeds vaker uit het takenpakket van finance teams. Validatie, reconciliatie en anomaly detection worden geautomatiseerd, terwijl menselijke expertise cruciaal blijft voor context, nuance en strategische beslissingen.
Het resultaat: professionals kunnen zich richten op advies en interpretatie. De onderdelen van hun werk die ondernemers het meest waarderen. AI vervangt geen banen, maar versterkt de rol van ondernemers.
ROI voor kmo’s: tijd, foutenreductie en betere beslissingen
Voor kmo’s, traditioneel budgetbewust en gefocust op operationele efficiëntie, zijn de voordelen concreet:
- Tijdswinst: Administratieve taken die vroeger uren kosten, duren nu minuten of verdwijnen volledig.
- Minder fouten: Automatische controles en anomaly detection verlagen het risico op menselijke vergissingen aanzienlijk.
- Betere beslissingen: Wanneer data sneller en accurater verwerkt wordt, kunnen ondernemers sneller en onderbouwder bijsturen.
- Meer schaalbaarheid, zonder dat teams structureel moeten uitbreiden.
Belgische kmo’s gebruiken vaak al AI in hun boekhoud- of administratieprocessen zonder het zelf te beseffen. Het zit ingebouwd in moderne tools, niet flashy, wel impactvol.
Security by design als minimumvoorwaarde
Waar automatisering vroeger vooral efficiëntie bracht, staat vandaag veiligheid centraal. AI kan alleen effectief zijn als data betrouwbaar beschermd is. “Security by design” betekent onder andere:
- Dataminimalisatie: alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt
- Ingebouwde encryptie: bescherming van gevoelige data
- Transparante AI-modellen: duidelijkheid over hoe beslissingen tot stand komen
- Europese hosting en naleving van regelgeving: compliance als standaard
Bij Visma hanteren we dat principe structureel binnen onze producten, niet als optionele laag bovenop bestaande systemen.
Conclusie: automatisatie was de start, AI maakt het slim
AI in de backoffice is misschien niet spectaculair zichtbaar, maar ze levert de grootste economische hefboom. Automatisering voert uit en AI zorgt voor intelligentie en context. Samen helpen ze Belgische kmo’s competitief te blijven ondanks arbeidskrapte, versterken ze finance-professionals in plaats van ze te vervangen en maken ze bedrijfsvoering efficiënter, veiliger en toekomstbestendig.
Dit is een ingezonden bijdrage van Joris Dresselaers, Business Area Director bij Visma. Klik hier voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf.